人与人之间的沟通都各有其目的及对象，但沟通的代表往往不是对象本人。比方说台湾的阿扁总统，想要与中国的江泽民总理讨论有关一个中国的议题，真正出面沟通的人却是辜振甫与汪道涵，故沟通多少会失真，糟糕的话更会失控。所以参与沟通的各方代表如何将想要传达的目的及需求，完整的传给对方，是良好的沟通要件之一。物理的热传导、能量转换、或通信不也是如此？
　　以下是办公室常见的沟通不良现象及可能原因：
1. 召开会议的人，不确定要请谁开会，只好请所有相关的人都出席。
（目的不明）
2. 出席会议的代表，莫名其妙被派出席。
（沟通代表找错人，主管不关心）
3. 本来要开的会，中途被打岔，变成另一个会。
（目的不清或未坚持）
4. 召开会议的人，只想到自己的利益，没有考虑到其他出席代表的需求，会议不欢而散。
（这叫演讲，不叫会议）
5. 碍于同事情谊，可能伤人但对公司有利的真心话，都只在当事人不在的场合广为流传。
（这叫牢骚，不叫沟通）
6. 有幸沟通双方愿意面对面坐下来，讨论一些重要且敏感的问题时，往往顾左右而言他，不然就是双方开口了，最后却以怒目相向收场。
（不敢正视问题或失控）
7. 看到上司、属下或同仁屡次出错，却敢怒不敢言，对方还怪你这么容易生气。
（根本没沟通）
8. 你也骂了，你也教了，该讲的都已讲了，对方还是依然故我。
（该换一种沟通方式了）
9. 想解雇不适任的部属，自己不敢出面烦请人事部门代劳。
（不敢勇于负责，随便派替死代表）
　　   因此，良好沟通的条件如下：
1. 各方都了解彼此沟通的目的及需求。
2. 各方都迫切认同沟通有其必要性。
3. 沟通的代表、场合、时机、方式要适当，否则容易失真甚至失控。